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海外から日本に戸籍謄本を請求して海外で入手するまでの流れ
海外でパスポートが期限切れとなり、在外公館である現地日本大使館でパスポートを新規発行する必要がありました。
海外でパスポートを再発行した時の記事はこちらです。
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その際、パスポート申請には、6カ月以内に発行の戸籍全部事項証明書を提出する必要がありました。
戸籍全部事項証明書とは？
戸籍全部事項証明書と戸籍謄本は同じものです。
戸籍謄本⇒戸籍全部事項証明書
各自治体では、海外からの戸籍謄本の請求および海外に送付も対応しています。しかし、戸籍を登録している自治体ごとに書類請求の方法はまちまちであり、結構苦労しましたので、この記事でまとめておきます。
クリックできる目次
海外から日本に戸籍謄本を請求して海外で入手するまでの流れ
- 戸籍謄本を郵送請求できる役所を調べる
- 申請方法を確認する
- 申請書類を用意する
- 本人確認書類を用意する
- 住所確認できる書類を用意する
- 海外から書類一式を送付する
- 役所から戸籍謄本が届く
①戸籍謄本を郵送請求できる窓口を調べる
戸籍謄本を郵送で申請する際の窓口は、自分の本籍の役所ではないことがあります。
例えば、川崎市などは人口が多いため、その下に区があります。役所に行き、書類を申請する場合、川崎市では区役所が窓口になりますが、郵送申請する場合は、川崎市が窓口になります。
『戸籍謄本 郵送 申請 地域名』というキーワードで検索すると、請求する窓口がわかります。
②申請方法を確認する
郵送で戸籍謄本を申請する際の手順は、役所のWebサイトに記載があります。
日本国内からの申請と海外からの申請で方法が違います。
海外からの書類申請に必要な書類一式と、申請料金の支払い方法を確認します。
③申請書類を用意する
海外から書類申請する際の申請書類は、定型のフォーマットがpdfで用意されている場合はそれを使います。
国内向けには定型フォーマットがあるのに、海外向けのものがない役所もあります。その場合は必要事項の情報があれば、フリーフォーマットでよい場合もあります。
④本人確認書類を用意する
基本的には写真付きで公的機関が発行したIDが必要です。
海外からの申請の場合、本人確認書類はパスポートが使えます。
もし、パスポート申請のために海外から戸籍謄本を請求する場合は、パスポートが期限切れになっている状況もありえます、その場合は、運転免許証でもいいかもしれません。
⑤住所確認できる書類を用意する
海外の現住所が確認できる公的な書類が必要になります。
宛先に住所が書かれている公共料金の郵便物の写しが必要です。
海外では公共料金の郵便が届かないので、オンラインでpdfを取得すれば大丈夫です。
⑥海外から書類一式を送付する
書類一式を封筒に入れて、海外から役所の窓口宛てに送付します。
通常の郵便だと2週間以上かかります。
役所に書類が届けば方法は何でもよいので、追加料金を支払ってもっと早く配達出来る方法があるなら、それを選ぶ方がよいでしょう。
⑦役所から戸籍謄本が届く
申請時に役所からの返送手段を通常の国際郵便とするか、EMSにするか選べます。
EMSは国内の速達のような扱いです。
EMSの場合は1週間程度で届きます。EMSの場合は追加料金がかかります。
海外から戸籍謄本を請求した時に困ったこと
海外からの書類請求のフォーマットはあったりなかったりする
国内向けの書類請求のフォーマットは、必ず用意されていると思います。
ですが、海外からの書類請求のフォーマットは、海外向けのものがあればそれを使えばいいのですが、必要な情報が書かれていればフリーフォーマットでよいという所まであります。
私が申請しようとした役所では、フリーフォーマットでよいタイプでした。
申請料金と送料を現金以外の方法で支払う必要がある
役所で戸籍謄本を申請する時には申請料金を支払いますよね。役所の場合は、その場で現金で支払います。
海外から郵送で書類を申請する場合、一番問題なのは料金の支払いです。
海外から郵送で書類を申請する場合は、料金の支払い方法は大きく3通りです。
- 定額小為替
- 普通小為替
- クレジットカード
クレジットカードで支払えるのであれば、海外から直接支払える可能性があります。しかし、クレジットカードでの支払いに対応している役所はほぼ無く、東京都の一部にはクレジットカードでの支払いに対応しているところがある程度です。
多くの場合、郵便局で定額小為替か普通為替を購入して支払うことになります。しかし、海外から郵便局で定額小為替や普通為替を購入することはできませんよね。
結局、日本にいる家族や知人に代理で購入してもらい、海外に送ってもらうか、購入者が直接役所に送付するかのどちらかになります。
本人確認書類も送付する必要がある
役所に行って書類を申請する際に、本人確認されると思います。
郵送で書類申請する場合も、本人確認書類が必要です。
本人確認書類としては、以下の2つが必要でした。
- パスポートの写し
- 海外の住所が確認できる公的な文書の写しです
パスポートは良いとして、面倒なのが海外の住所が確認できる公的な文書の写しです。
海外の場合は、海外の自動車免許があればいいのですが、持っていない場合もあります。
その場合は、公共料金の郵便物でもいいとのことでしたが、海外では郵便物に消印がありませんし、公共料金の領収書もオンラインでpdfで確認するのが一般的です。
郵送先の住所が正しいことが確認できればいいので、それほど厳密にはチェックはしないので、住所が書かれた公共料金のpdfを印刷すれば大丈夫でした。
海外から申請書類を送付はトラッキング付で
申請書類をトラッキング付で、日本に送付しました。
EMSで送りたかったのですが、近所から文書のEMSが送れなかったので、荷物として送ってしまいました。その影響か、税関を通ったりして、時間がかかりましたが8日で日本側で受取確認が取れました。
エアメールとして送れば税関などでの検査はほぼ素通りだと思いますが、2週間程度は掛かります。
文書のEMSとして送っても料金は荷物の場合とさほど変わらず、到着までの期間も変わりません。
日本の知人から申請料金を定額小為替で役所に送付
日本の知人に依頼して、申請料金と送料分の普通小為替を購入してもらい、そのまま役所に送付してもらいました。
定額小為替と普通為替の違いは、定額小為替は1円単位で購入できないが、普通為替は1円単位で購入できる点です。
定額小為替
50円、100円、150円、200円、250円、300円、350円、400円、450円、500円、750円、1000円の12種類から購入できる。1枚当たり200円の手数料がかかる。
例えば、3501円の定額小為替が必要な場合、1000円を3枚、500円を1枚、50円を1枚購入するので、手数料は200円ｘ5枚になります。
また、50円以下は無いので、1円～49円の端数は50円になります。
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普通為替
普通為替は、1円単位から購入できます。
発行手数料は、送金額5万円未満：550円です。
定額小為替の方が手数料は安く見えますが、複数の定額小為替を組み合わせると枚数分の手数料がかかりますので、定額小為替が3枚必要な場合は、600円 > 550円となりますから、普通為替の方が手数料が安くなります。
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日本の役所から海外に書類を送付
私はEMSでの送付を希望したので、即日書類は発送されました。
EMSでの送付希望は、速達のようなイメージです。
発送から6日後に自宅に届きました。
EMSで発送される場合、トラッキングコードは連絡がありませんので、役所に直接電話で問い合わせるとトラッキングコードを教えてくれます。
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日本から飛び立った後は、到着国のトラッキングシステムでトラッキングできます。
戸籍謄本に乗っている人が日本にいるなら代理申請が簡単
海外から直接申請するのではなく、日本にいる代理の人に戸籍謄本を入手してもらい、海外に送付してもらう方法があります。
取り寄せる戸籍謄本に記載のある人物であれば、その人物が代理で戸籍謄本を取り寄せることができます。
戸籍謄本には、それぞれの両親の記載があります。多くの場合、結婚していれば、それぞれの両親は戸籍謄本に記載がありますので、両親が代理で戸籍謄本を申請することが可能です。
代理申請者と申請先の役所が近所にある場合は、代理で申請してもらうのが一番簡単だと思います。しかし、役所が離れている場合、結局郵送で申請することになりますので、両親が高齢の場合は、遠隔で頼むのも難しいことも多いと思います。
海外から日本の役所に電話することが多いなら楽天モバイルが最強に便利
今回、役所のWebサイトを見てもわからないことが多かったので、直接役所に電話して聞くことが多かったです。
もちろん、海外から無料で電話が掛けられる専用窓口などはありませんから、電話で問い合わせる場合は通話料がかかります。
海外在住の場合、IP電話のアプリで電話するという方法もありますが、日本の携帯番号を持っていると安心感が全く違います。
楽天モバイルなら、通話料無料で海外から日本の番号に電話が掛けられます。
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まとめ
海外から戸籍謄本を郵送で申請する機会はそれほど多くありませんが、パスポート失効時には必ず必要になります。
また、戸籍謄本は発行から6カ月以内のものしか有効ではなく、かつ、原本を提出してしまうので、提出後は手元に無いのが一般的です。
日本に代理申請できる人がいるのであれば、それが一番簡単で速いです。
ですが、戸籍謄本に記載がない人物が代理申請する場合は手続きが面倒ですから、知人や親族でも頼みにくいです。
私は、代理申請を頼めるのが高齢の自分の両親だけでしたので、料金の支払いだけ日本国内の知人に依頼して、申請は海外から行いました。
申請から文書の入手までは2週間程度かかりました。
海外からの戸籍謄本申請は、一度経験しておくと、次に申請する時も同じ役所に申請するわけですから、気が楽です。
